É o conjunto dos dados cruciais para qualquer negócio, armazenados em sistemas e utilizados por diferentes setores da empresa. São divididos em 4 grandes categorias:

1 - Pessoas: clientes, fornecedores, parceiros;

2 - Localidades: matriz, filiais, cidades, estados, endereços;

3 - Coisas: produtos e serviços;

4 - Organizacionais: estrutura organizacional, estruturas de vendas, centros de custo, plano de contas, listas de preços.

É todo o trabalho necessário para a realização de um projeto Ele reúne informações relevantes como: objetivos específicos, entregas, tarefas, responsabilidades, prazos e custos. Estabelece os limites do projeto e os critérios de validação e aceitação das entregas.

Relação entre entidades comerciais estabelecendo a troca de experiência e viabilização de negócios, tais como bancos, clientes e fornecedores, entre outros.

É o processo de identificação e correção de falhas em registros e dados incorretos, imprecisos ou comprometidos. O objetivo é garantir a validade, precisão, consistência e uniformidade dos cadastros. A partir desse saneamento, cria-se um fluxo de trabalho para novos cadastros, envolvendo setores e pessoas de forma organizada.

É a ferramenta utilizada durante todo o ciclo de vida do projeto SAP/4Hana. Suporta-o desde a fase de realização até a entrada em produção e pós-implantação. Ela habilita o acesso a ferramentas, metodologias e conteúdos durante a avaliação, implementação e operação do sistema. Possui também a função de repositório (biblioteca) dos documentos do projeto. Conta ainda com o ITSM, que é uma funcionalidade do SOLMAN para controlar os chamados abertos (suporte) durante e após a implantação.

São os profissionais da empresa, cada um dentro da sua especialidade, escolhidos em comum acordo entre a gerência da área e os patrocinadores do projeto para serem cedidos e participarem da equipe de implantação do projeto. São responsáveis por uma série de atividades, entre elas, definir e validar as soluções de processo.

Reunião de levantamento de dados com o objetivo de entender os processos da empresa (clientes) pelos consultores especialistas.

São perfis de autorização atribuídos aos usuários para acesso ao sistema SAP. O conjunto de perfis atribuídos normalmente configuram uma determinada função dentro da organização. Por exemplo, são definidos os perfis de acesso para o usuário com a função de analista de contas a pagar, para o usuário com a função de supervisor de contas a pagar e receber, para o usuário com a função de gerente financeiro e assim por diante.

É uma empresa de origem alemã distribuidora de produtos e serviços para sistemas colaborativos de negócios. Também é o nome do software de gestão por ela desenvolvido, hoje denominado SAP S/4Hana.

É uma metodologia desenvolvida pela empresa SAP projetada para guiar as empresas desde o planejamento até a implantação do SAP S/4Hana. Em seu núcleo, o Activate concentra-se em torno de 3 pilares principais: melhores práticas, configuração guiada e metodologia e consta de 5 fases:

1 - Prepare: Condução da preparação e planejamento do projeto. Nesta fase o projeto é apresentado aos principais envolvidos, diretoria, lideranças e usuários chave na reunião de lançamento, conhecida como Kick off;

2 - Explore: Baseado nas “Melhores Práticas” a equipe do projeto apresenta o conjunto de funcionalidades e por meio de workshops (denominados Fit/GAP Analisys) valida a sua aplicação nos negócios do cliente. Como resultado destas sessões, captura-se os requerimentos e identifica-se e priorizam-se os requerimentos de negócio não atendidos;

3 - Realize: A equipe do projeto constrói o ambiente completo baseado nos requerimentos de negócio, seja na adoção das “Melhores Práticas”, na complementação da configuração com componentes standard (padrão) do sistema e com os desenvolvimentos (necessidades específicas do negócio) aprovados;

4 - Deploy: A equipe do projeto prepara o ambiente de produção para receber todos os dados necessários para a operação e posterior sustentação;

5 - Run: O sistema entra em operação e a equipe de projeto faz a transição através da operação assistida para time de sustentação.

Esta etapa do projeto é composta pelas atividades de Configuração, Desenvolvimentos e Testes Unitários:

• Configuração: são as atividades realizadas pelos consultores especialistas nos módulos do SAP/4Hana. É como fazer o modelo ou desenhar e finalmente, construir os processos da empresa dentro do sistema. As configurações são realizadas com base nos workshops, ou seja, nas reuniões de levantamento de dados que foram realizadas entre os usuários chave e os consultores especialistas com o objetivo de entender os processos da cooperativa;

• Desenvolvimentos: apesar de existirem processos nativos do sistema, chamados de standard, existe a equipe de desenvolvedores para a implementação, explicando e trabalhando junto com os usuários chave para que compreendam como ele funciona e ir configurando o sistema para aquele negócio. Outra modalidade, é por meio da customização, ou seja, neste caso, a empresa que adquire o sistema solicita adaptações para que ele atenda às necessidades de setores específicos, que muitas vezes o modelo tradicional (standard) não comporta.

• Testes Unitários: são os testes mais básicos, que validam aquilo que está sendo construído ou alterado dentro do sistema, normalmente feito por um especialista desenvolvedor ou de maneira automática. É o início dos testes de verificação, para avaliar se o que foi configurado está em pleno funcionamento.

Esta etapa do projeto é composta pelas atividades de Testes Integrados e Treinamentos:

• Testes Integrados: simulam a adequação da solução construída para a operação da empresa e são um dos pontos mais relevantes da implementação do ERP com a finalidade de mitigar os riscos de implementação. Os testes são realizados em ciclos e devem utilizar massas de dados simulados e dados reais, conforme o nível de preparação de dados. A realização de testes se compõe de três processos principais: planejamento, execução e correção de defeitos. Sem aprovação dos resultados dos testes integrados, uma empresa não deve fazer o Go Live;

• Treinamentos: esta etapa é dedicada ao treinamento do usuário final, que exige planejamento, realização e mensuração dos resultados. Para que esta ação aconteça são definidos dos cursos, a identificação dos usuários finais, a elaboração da grade de treinamentos, dos materiais e avaliação dos cursos, o cronograma, a comunicação efetiva e a preparação dos instrutores para garantir a preparação de todos os envolvidos para a entrada em produção do ERP.

Desvendar o mundo SAP e suas siglas é o início de nossa jornada de conhecimento, uma porta que se abre para um universo de novidades e “sopa de letras”. Nesta edição vamos compartilhar os módulos da solução SAP/4HANA, apresentar o que cada módulo realiza e uma ideia inicial dos processos e das atividades envolvidas.

CO - CONTROLADORIA: abrange os movimentos de custos e das receitas da empresa. Para alcançar a sua finalidade, o módulo SAP CO inclui diversas funcionalidades: contabilidade de classes de custo, centros de custos, controle de custos do produto, análise de rentabilidade, avaliação do lucro ou prejuízo e orçamento.

FI - FINANCEIRO E CONTABILIDADE: é responsável por seguir todo o fluxo de dados financeiros da empresa de maneira controlada e integrar todas as informações, o que resulta em decisões estratégicas para a gestão. Para isso, o módulo SAP FI inclui diversas atividades, como a criação da estrutura organizacional, configurações globais da contabilidade financeira, contas a pagar, contas a receber, contabilidade geral e tesouraria.

MM - ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: permite o gerenciamento de materiais e de estoque. O objetivo principal do SAP MM é garantir que os materiais da empresa, que vão desde um equipamento industrial ou de TI, peças de manutenção, insumos até materiais de escritório, sejam mantidos em quantidades programadas e sem faltas. Além disso, esse módulo também contribui para que os profissionais envolvidos nas compras desses materiais realizem suas atividades com planejamento e economia.

SD - VENDAS E DISTRIBUIÇÃO: seu objetivo dar suporte às atividades de vendas e distribuição de produtos e serviços, da consulta ao pedido à finalização com a entrega. Permite monitorar uma infinidade de atividades tais como consultas de produtos, cotação (pré-venda), gestão de pedidos, preços, programação de entregas (vendas), saída de mercadorias, remessa de produtos para clientes, entrega de produtos e cobrança. Possui um alto nível de complexidade e integração com todos os processos descritos acima e vários módulos estão envolvidos, como FI (Financeiro e Contabilidade), CO (Controladoria), MM (Administração de Materiais) e PP (Planejamento de Produção).

PM - PLANEJAMENTO DA MANUTENÇÃO: faz o gerenciamento de todas as atividades de manutenção. Na prática, envolve um conjunto de atividades que incluem inspeção de equipamentos, manutenção corretiva e preventiva, reparos e outras medidas para manter o sistema técnico e operacional da empresa em pleno funcionamento.

PP - PLANEJAMENTO DE PRODUÇÃO: tem como objetivo planejar e gerenciar a produção, que na cooperativa envolve processos muitos específicos em áreas como o Lavador e Grãos, entre outras. Ele funciona em conjunto com Vendas (processos integrados) para que seja possível fazer o planejamento de vendas, de distribuição de produtos, de necessidades de materiais, de custos de produtos, entre outros.

QM - GESTÃO DA QUALIDADE: contribui de maneira estruturada para o gerenciamento da qualidade de processos e produtos. Para alcançar sua finalidade o módulo QM atua integrado com diversos outros processos: aquisição e vendas, planejamento e produção, inspeção e controle e gerenciamento de auditorias.